Ontvangers
Doel van dit onderdeel
In het onderdeel Ontvangers bepaal je waar werkplaatsafspraken naartoe worden gestuurd. Dit kan een intern e-mailadres zijn, een bevestigingsmail naar de eindgebruiker of een externe koppeling (zoals LEF).
Ontvangers zorgen ervoor dat:
- Afspraken op de juiste plek terechtkomen
- Klanten automatisch bevestigingen ontvangen
- Externe systemen afspraken kunnen verwerken
Overzicht van ontvangers
Wanneer je navigeert naar Werkplaatsplanner → Ontvangers, zie je een overzicht van alle ingestelde ontvangers.
Wat zie je in het overzicht?
- Type – Het type ontvanger (bijvoorbeeld e-mail of integratie)
- Acties – Bewerken of verwijderen van een ontvanger
- Wanneer er nog geen ontvangers zijn ingesteld, zie je de melding: “Geen data gevonden”
Ontvanger aanmaken
Klik rechtsboven op Ontvanger aanmaken om een nieuwe ontvanger toe te voegen.
Kies het type ontvanger
Bij het aanmaken van een ontvanger kies je eerst het Type. De gekozen optie bepaalt welke instellingen beschikbaar zijn. Er zijn drie mogelijkheden:
- E-mailadres
- E-mail naar eindgebruiker
- LEF
Type: E-mailadres
Wanneer gebruik je dit?
Gebruik E-mailadres wanneer je afspraken wilt doorsturen naar één of meerdere interne e-mailadressen, zoals:
- Servicebalie
- Receptie
- Werkplaatsplanning
Instellingen bij dit type
- E-mailadres
- Het e-mailadres dat de afspraak ontvangt
- DeployTeq Webhook
- Standaard staat deze op Datamotive standaard
- Heb je een eigen brand in DeployTeq? Dan kun je deze webhook instellen via Koppelingen
- Onderwerp afspraak bevestigingsmail
- Het onderwerp van de e-mail (standaard: Bedankt voor uw werkplaatsplanner afspraak)
- E-mailadres afzender
- Het e-mailadres waar de mail vandaan wordt verstuurd
- Naam afzender
- De naam die zichtbaar is voor de ontvanger
- E-mailadres voor antwoord
- Het e-mailadres waar reacties naartoe gaan
- Bounce e-mailadres
- Ontvangt meldingen wanneer een e-mail niet bezorgd kan worden
Opslaan
Klik op Aanmaken om de ontvanger op te slaan.
Type: E-mail naar eindgebruiker
Wanneer gebruik je dit?
Gebruik E-mail naar eindgebruiker om automatisch een afspraakbevestiging naar de klant te sturen nadat deze een afspraak heeft ingepland. Dit is de meest gebruikte optie voor klantcommunicatie.
Instellingen bij dit type
- DeployTeq Webhook
- Standaard staat deze op Datamotive standaard
- Heb je een eigen brand in DeployTeq? Dan kun je deze webhook instellen via Koppelingen
- Onderwerp afspraak bevestigingsmail
- Het onderwerp van de e-mail (standaard: Bedankt voor uw werkplaatsplanner afspraak)
- E-mailadres afzender
- Het e-mailadres waar de mail vandaan wordt verstuurd
- Naam afzender
- De naam die zichtbaar is voor de ontvanger
- E-mailadres voor antwoord
- Het e-mailadres waar reacties naartoe gaan
- Bounce e-mailadres
- Ontvangt meldingen wanneer een e-mail niet bezorgd kan worden
Zonder deze ontvanger ontvangt de klant geen bevestigingsmail van de afspraak
Type: LEF
Wanneer gebruik je dit?
Gebruik LEF wanneer je werkt met de LEF-integratie voor het verwerken van werkplaatsafspraken in externe systemen.
Instellingen bij dit type
- LEF integratie
- Selecteer de juiste LEF-configuratie
Na het selecteren van de integratie kun je de ontvanger opslaan.
Ontvanger bewerken of verwijderen
Bewerken
- Klik op een bestaande ontvanger in het overzicht
- Pas de instellingen aan
- Sla de wijzigingen op
Verwijderen
- Verwijder ontvangers die niet meer gebruikt worden
- Let op: verwijderde ontvangers ontvangen geen afspraken meer
Best practices
- Stel altijd minimaal één interne ontvanger in
- Gebruik E-mail naar eindgebruiker voor automatische bevestigingen
- Gebruik een algemeen e-mailadres (bijvoorbeeld service@bedrijf.nl)
- Controleer regelmatig of e-mailadressen nog actueel zijn
- Test nieuwe ontvangers door zelf een proefafspraak te maken