Herinneringsmail onafgeronde afspraak
Doel van de herinneringsmail
De herinneringsmail voor een onafgeronde afspraak wordt gebruikt om eindgebruikers automatisch te herinneren aan een werkplaatsafspraak die zij zijn gestart, maar niet hebben afgerond.
Dit verhoogt:
- Het afrondingspercentage van afspraken
- De conversie vanuit de Werkplaatsplanner
- De effectiviteit van marketing automation
Wanneer wordt de herinnering verstuurd?
- De eindgebruiker haakt af na Stap 2 (E-mailadres)
- De afspraak wordt niet afgerond
- Na 2 uur wordt automatisch een webhook aangeroepen
Stap 1: Webhook instellen via Integraties
Om herinneringsmails te kunnen versturen, moet eerst een webhook worden aangemaakt.
- Ga naar Beheeromgeving → Integraties
- Voeg een nieuwe Deployteq webhook toe
- Configureer de webhook-URL naar jouw marketing automation tooling
- Sla de webhook op
Deze webhook ontvangt straks de gegevens om de herinneringsmail te kunnen versturen.
Stap 2: Webhook koppelen aan de juiste scope
Na het aanmaken van de webhook moet deze gekoppeld worden aan de juiste scope.
- Ga naar Integraties → Scopes
- Zoek de regel Planner afspraak herinnering
- Open de dropdown in deze regel
- Selecteer de zojuist aangemaakte webhook
- Sla de instellingen op
Vanaf dit moment is de koppeling actief.
Verwerking in marketing automation tooling
De webhook wordt gebruikt als trigger binnen je marketing automation tooling.
- Vanuit deze tooling kun je:
- Een herinneringsmail opstellen
- De e-mail personaliseren
- De gebruiker doorverwijzen naar de onafgeronde afspraak
De inhoud, timing en vormgeving van de e-mail worden volledig beheerd binnen je eigen marketing automation tooling.
Webhook payload
Elk uur wordt er automatisch een bericht verstuurd naar de ingestelde webhook met onderstaande payload.
In deze handleiding zijn persoonsgegevens bewust weggelaten.
{
"email": "joost@datamotive.nl",
"subject": "Appointment reminder",
"type": "planner-appointment-reminder",
"contact": {
"city": null,
"name": null,
"street": null,
"postalCode": null,
"houseNumber": null,
"phoneNumber": null,
"emailAddress": "joost@datamotive.nl"
},
"continueUrl": "https://werkplaatsplanner.ignition.nl/resume-appointment/019b45b8-2814-7812-b0e3-4d16449a7714"
}
Toelichting velden
- subject
- Het onderwerp van de herinnering (informatief)
- type
- Type event:
planner-appointment-reminder
- continueUrl
- URL waarmee de eindgebruiker de onafgeronde afspraak kan hervatten
Deze URL kan direct worden gebruikt als call-to-action in de herinneringsmail.
Belangrijk om te weten
- De herinneringsmail wordt alleen verstuurd als Stap 2 is bereikt
- De timing (2 uur) is vast en niet instelbaar
- De inhoud van de mail wordt niet door Datamotive verzonden
- Datamotive levert uitsluitend de trigger en vervolg-URL
- AVG-verantwoordelijkheid voor de e-mail ligt bij de afzender (marketing automation tooling)
Best practices
- Gebruik een duidelijke call-to-action zoals “Ga verder met je afspraak”
- Plaats de
continueUrl als primaire knop in de e-mail
- Verstuur maximaal één herinnering per onafgeronde afspraak
- Test altijd met een proefafspraak en een test-webhook