In deze handleiding worden de verschillende opties en velden binnen de Werkplaatsplanner van Datamotive stap voor stap beschreven. Elke optie heeft een specifieke functie, en sommige velden halen automatisch gegevens op uit externe systemen. Deze beschrijving helpt u te begrijpen waar de gegevens vandaan komen en welke acties u kunt uitvoeren.
Op basis van de instelling ‘Voertuig stap type’, zoals omschreven in de Instellingen, wordt deze stap ingeladen. Dit kan een selectie zijn op basis van kenteken, merk en model, of een combinatie van beide.
De eindgebruiker heeft de mogelijkheid om een kenteken in te voeren. Aan de hand van dit kenteken wordt de voertuiginformatie opgehaald bij het RDW. Aanvullend is het mogelijk om op basis van het kenteken informatie op te halen uit ROB-Net en Reversus.
De eindgebruiker heeft de mogelijkheid om een voertuig te selecteren via een merk- en modelselectie. De beschikbare merken en modellen zijn te beheren via Merkbeheer
De eindgebruiker krijgt de vraag: “Weet je je kenteken?” en kan hier ja of nee op antwoorden.
De gebruiker moet handmatig de huidige kilometerstand van het voertuig invoeren. Deze gegevens worden meegestuurd bij het plannen van de werkplaatsafspraak.
Het is mogelijk om een extra vraag toe te voegen waarmee wordt uitgevraagd of de eindgebruiker het voertuig leaset. Op basis van deze vraag kunnen werkzaamheden wel of niet worden getoond.
Deze vraag wordt ingeladen op basis van een instelling binnen Plan-IT Online. De instelling is te beheren via Plan-IT Online → Lease instellingen
In deze stap vult de eindgebruiker zijn e-mailadres in. Het e-mailadres wordt gebruikt om de gebruiker te herkennen en om aanvullende functionaliteiten binnen de Werkplaatsplanner te activeren.
Op basis van het ingevoerde e-mailadres kunnen de volgende acties worden uitgevoerd:
Op basis van het ingevoerde kenteken en e-mailadres wordt gecontroleerd of de klant en het voertuig eerder een afspraak hebben ingepland. Dit zorgt voor een snellere en gebruiksvriendelijkere afspraakflow. Wanneer dit het geval is:
Wanneer in Instellingen de optie Mijn omgeving functies inschakelen is geactiveerd, wordt op basis van het ingevoerde e-mailadres gecontroleerd of er een actief klantportaalaccount bestaat.
Afhankelijk van de situatie:
Het is mogelijk om automatisch een herinneringsmail te versturen wanneer een eindgebruiker de afspraak verlaat na het invullen van stap 2 (E-mailadres), zonder de afspraak af te ronden.
Voor meer informatie over deze functionaliteit, zie de handleiding: Herinneringsmail onafgeronde afspraak
In deze stap selecteert de eindgebruiker de vestiging waar het onderhoud aan het voertuig wordt uitgevoerd.
Standaard wordt eerst de vestiging gekozen en daarna de werkzaamheden.
Via Plan-IT Online is het echter mogelijk om deze volgorde om te draaien, waarbij eerst de werkzaamheden worden gekozen en daarna de vestiging.
Let op: Deze volgorde werkt alleen wanneer alle werkzaamheden in Plan-IT Online op ‘Globaal’ zijn ingesteld.
Binnen deze pagina worden meerdere velden en opties geladen, afhankelijk van de configuratie in Plan-IT Online.
Het is mogelijk om een merkselectie te tonen binnen de vestiging stap. Dit wordt gebruikt wanneer een eindgebruiker met zijn voertuig ook bij een andere merkvestiging een afspraak mag plannen. Deze optie is te beheren via Plan-IT Online → Globale instellingen → Kies merk → Ja / Nee
Daarnaast kan de vestiginglijst automatisch worden gefilterd op het merk van het voertuig van de klant.
Deze instelling is te beheren via Plan-IT Online → Globale instellingen → Filter op merk (auto klant) → Ja / Nee
De eindgebruiker kan zoeken op:
Op basis van deze invoer worden de beschikbare vestigingen gesorteerd op afstand (dichtstbijzijnde eerst).
De ingevoerde locatie wordt verwerkt via de Google Geocode API en vergeleken met de adressen van de beschikbare vestigingen.
Per vestiging wordt:
Het tonen van de eerste plandatum is te beheren via Plan-IT Online → Globale instellingen → Geen eerste plandatum → Ja / Nee
In deze stap selecteert de eindgebruiker de onderhoudswerkzaamheden die uitgevoerd moeten worden.
Alle werkzaamheden en bijbehorende informatie, zoals categorieën en aanvullende vragen, worden automatisch ingeladen vanuit Plan-IT Online.
Op basis van het voertuig en de werkplaatsinstellingen van het bedrijf bepaalt Plan-IT welke onderhoudswerkzaamheden beschikbaar zijn.
De Werkplaatsplanner zorgt ervoor dat deze informatie overzichtelijk en gebruiksvriendelijk wordt gepresenteerd aan de eindgebruiker.
In dit scherm worden alle mogelijke onderhoudswerkzaamheden weergegeven. De gebruiker kan verschillende werkzaamheden selecteren:
Het is mogelijk om aanbevolen onderhoudswerkzaamheden automatisch voor te selecteren.
Deze voorselectie is gebaseerd op:
De instellingen voor deze functionaliteit zijn te beheren via Werkplaatsplanner → Instellingen → Onderhoud voorspelling instellingen
Vooraf geselecteerde werkzaamheden kunnen door de eindgebruiker altijd:
Via Plan-IT Online kan per werkzaamheid het veld Lease worden ingesteld.
Datamotive neemt hierbij uitsluitend de volgende instellingen over:
Op basis van deze instelling bepaalt de Werkplaatsplanner of een werkzaamheid:
Dit gebeurt op basis van:
Voorbeeld
Hiermee wordt voorkomen dat onjuiste of niet-toegestane werkzaamheden worden aangeboden.
In deze stap kiest de eindgebruiker wanneer de werkplaatsafspraak plaatsvindt. De volgorde, beschikbare opties en weergave worden bepaald door de configuratie in Plan-IT Online en aanvullende instellingen binnen de Werkplaatsplanner.
Wanneer in Instellingen de optie Toon afspraakduur is ingeschakeld, start deze stap met een melding waarin de verwachte duur van de werkplaatsafspraak wordt weergegeven.
Deze duur is gebaseerd op:
De melding geeft de eindgebruiker direct inzicht in de verwachte tijdsduur van de afspraak.
Na de melding over de afspraakduur krijgt de eindgebruiker de vraag: “Wil je blijven wachten tijdens de werkzaamheden?”
Of deze vraag wordt getoond, is afhankelijk van het geselecteerde onderhoud. Via Plan-IT Online kan per werkzaamheid worden ingesteld:
De eindgebruiker selecteert in welke maand de werkplaatsafspraak moet plaatsvinden.
Dit wordt volledig bepaald door de configuratie in Plan-IT Online.
De Werkplaatsplanner visualiseert deze instellingen automatisch.
Na het kiezen van een maand worden de beschikbare datums weergegeven.
Wanneer in Instellingen de optie Toon beschikbaarheid indicator is ingeschakeld, wordt bij elke beschikbare datum een beschikbaarheidsindicator getoond in de vorm van een gekleurd bolletje.
Deze indicator geeft visueel inzicht in de mate van beschikbaarheid per datum en helpt de eindgebruiker bij het maken van een keuze.
Zodra een maand en datum zijn geselecteerd, wordt de tijdselectie zichtbaar.
Voor de gekozen datum worden:
Deze tijden zijn afkomstig uit Plan-IT Online en worden automatisch gesynchroniseerd.
Deze stap wordt alleen getoond wanneer in Stap 5 is aangegeven dat de eindgebruiker niet wil wachten tijdens de werkzaamheden.
Binnen deze stap kan de eindgebruiker aangeven welk type vervangend vervoer hij of zij wenst te gebruiken tijdens de werkplaatsafspraak.
De beschikbare opties voor vervangend vervoer worden volledig ingeladen vanuit Plan-IT Online.
Voorbeelden van vervangend vervoer:
Welke opties zichtbaar zijn, is afhankelijk van de configuratie in Plan-IT Online.
De eindgebruiker kan één vervangend vervoer optie selecteren.
De Werkplaatsplanner toont alleen de opties die:
Via Plan-IT Online kan per vervangend vervoer optie het veld Lease worden ingesteld.
Datamotive neemt hierbij uitsluitend de volgende instellingen over:
Op basis van deze instelling bepaalt de Werkplaatsplanner of een vervangend vervoer optie:
Dit gebeurt op basis van:
Voorbeeld
Hiermee wordt voorkomen dat niet-toegestane opties worden aangeboden.
In deze stap vult de eindgebruiker alle benodigde gegevens in om de werkplaatsafspraak definitief te kunnen plannen.
Alle invulvelden die in deze stap worden getoond, zijn afkomstig uit de configuratie van de invulvelden binnen Plan-IT Online.
Voorbeelden van veelgebruikte velden:
Welke velden verplicht of optioneel zijn, wordt volledig bepaald binnen Plan-IT Online.
Wanneer de functionaliteit herkennen van bestaande klanten actief is (zie Stap 2: E-mailadres), worden ingevoerde gegevens automatisch gecontroleerd op basis van:
Indien de klant en het voertuig eerder een afspraak hebben ingepland:
Dit zorgt voor een snellere en gebruiksvriendelijkere afronding van de afspraak.
De eindgebruiker kan pas doorgaan naar de volgende stap wanneer:
De validatie en verplichte velden worden volledig beheerd binnen Plan-IT Online.
In deze stap krijgt de eindgebruiker een volledig overzicht van alle ingevoerde gegevens voordat de werkplaatsafspraak definitief wordt bevestigd.
Deze stap biedt de mogelijkheid om:
In het controlescherm worden alle relevante onderdelen van de afspraak overzichtelijk weergegeven, waaronder:
De weergegeven informatie is een samenvatting van alle voorgaande stappen.
Wanneer de eindgebruiker een wijziging wil doorvoeren:
Na het aanpassen van gegevens wordt het controlescherm automatisch bijgewerkt.
Wanneer alle gegevens correct zijn:
Na bevestiging wordt de eindgebruiker doorgestuurd naar de bevestigingspagina.